2.STRUKTUR ORGANISASI
DAN JABATAN PERKANTORAN.

ORGANISASI PERKANTORAN

• PENGERTIAN ORGANISASI

Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan pengorganisasian adalah fungsi kedua dalam manajemen dan didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya.

Organisasi merupakan penggambaran jaringan hubungan kerja dan pekerjaan yang sifatnya formal atas dasar kedudukan atau jabatan yang diperuntukkan untuk setiap anggota organisasi. Organisasi juga dapat dikatakan sebuah susunan hierarki yang secara jelas menggambarkan garis wewenang dan tanggung jawab. Selain itu, organisasi juga dapat diartikan sebagai alat yang berstruktur, permanen, yang fleksibel,sehingga apa yang terjadi dan yang akan terjadi dalam organisasi relative tetap sifatnya dan karenanya dapat diperkirakan.

• STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi adalah susunan dan hubungan antara komponen atau bagian dalam suatu organisasi. Suatu organisasi kecil dengan jenis dan jumlah pekerjaan sedikit biasanya dapat dijalankan dalam struktur yang sederhana. Sebaliknya, organisasi besar yang menyangkut beberapa departemen atau bahkan beberapa anak perusahaan tentunya dijalankan dengan sebuah struktur organisasi yang lebih rumit.

Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi. Umumnya, istilah struktur organisasi digunakan ketika dua orang atau lebih melaksanakan fungsi-fungai tertentu dan perlu untuk mewujudkan tujuan organisasi.

BENTUK-BENTUK ORGANISASI KANTOR DAN STRUKTURNYA

1. Organisasi Garis/Lini (Line Organization)

Yaitu bentuk organisasi yang menjelaskan bahwa wewenang atasan dan bawahan terhubung langsung secara vertikal. Bentuk organisasi ini lebih bersifat otoriter. Ciri-ciri bentuk organisasi garis/lini itu antara lain:

1. Jumlah karyawan sedikit.
2. Organisasi dan spesialisasi kerja masih kecil.
3. Manajer di bawah top manajer hanya sebagai pelaksana.
4. Sarana dan alatnya terbatas.
5. Hubungan atasan dan bawahan bersifat langsung.
6. Pada perusahaan perseorangan, pemilik perusahaan adalah top manajer.

2. Organisasi Garis/Lini dan Staf (Line and Staff Organization)

Yaitu perkembangan dari organisasi garis/lini. Ciri-ciri dari system organisasi lini dan staf diantaranya yaitu:

1. Hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya langsung.
2. Jumlah karyawannya banyak.
3. Organisasi besar.
4. Ada dua kelompok kerja yaitu personel lini dan personel staf.

3. Organisasi Fungsional (Functional Organization)

Dalam organisasi fungsional ini, wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional, kemudian dikerjakan oleh pelaksana yang mempunyai keahlian khusus. Ciri-ciri dari bentuk organisasi ini diantaranya yaitu:

1. Organisasi kecil.
2. Adanya kelompok kerja staf ahli.
3. Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas.
4. Target organisasi jelas dan pasti.
5. Pengawasan ketat.

4. Organisasi Divisional

Organisasi ini biasanya diterapkan oleh perusahaan-perusahaan yang sudah berkembang pesat.

5. Organisasi Matriks

Yaitu gabungan struktur fungsi dan divisional. Kedua gabungan ini merupakan gabungan terbaik untuk membuat struktur organisasi yang lebih efisien. Namun, ini adalah struktur organisasi yang paling kompleks. Rantai komando divisional dan fungsional diimplementasikan secara simulatan dan saling membebani di dalam departemen yang sama. Jadi, terdapat dua rantai komando, dan beberapa karyawan memberikan laporan pada dua pimpinan/bos. Struktur organisasi matriks digunakan untuk memudahkan pengembangan pelaksanaan beragam program atau proyek.

• URAIAN TUGAS DALAM STRUKTUR ORGANISASI

1. Manajer Administrasi

Manajer administrasi memiliki tugas yang sekaligus membedakannya dengan tugas manajer kantor, misalnya:

1. Merencanakan konsep
2. Melakukan pengaturan
3. Membuat prosedur
4. Membuat keputusan
5. Membuat konsep pengembangan unitnya
6. Mengawasi bawahan
7. Memikul tanggungjawab yang lebih besar
8. Manajer Kantor

Manajer kantor adalah pejabat yang berada dalam level lapisan kedua dalam perkantoran. Menurut Mills (1984), manajer kantor memiliki tugas seperti:

1. Menjamin sumberdaya kantor
2. Menjamin ketersediaan sumberdaya kantor
3. Menetapkan anggaran guna mengontrol output
4. Menerapkan sistem dan prosedur guna kelangsungan visi dan misi
5. Penyediaan informasi secara efisien
6. Mengatur perekrutan pegawai guna kebutuhan masa depan
7. Menjamin sistem komunikasi yang efektif
8. Menegakkan dan mempertahankan sistem yang formal dan informal untuk kepentingan konsultasi staf yang efektif
9. Menjamin keselamata, kesehatan, dan kesejahteraan karyawan
10. Menjamin pelaksanaan tanggung jawab

Namun, menurut The Liang Gie, seorang manajer kantor memiliki tugas yang berkaitan erat dengan kemampuan dasar yang harus dimilikinya seperti:

1. Kemampuan memimpin
2. Memiliki latar belakang praktik/pendidikan
3. Kemampuan melatih
4. Kemampuan mengungkapkan diri
5. Kemampuan bersikap terbuka
6. Keingintahuan
7. Kemampuan mengembangkan kreativitas
8. Kemampuan untuk mempertimbangkan dengan akal sehat dan bijaksana
9. Kemampuan menjual gagasan
10. Kemampuan bekerja sama
11. Sabar
12. Supervisor
13. Sekretaris

Tingkatan sekretaris sejajar dengan level manajer kantor (senior) atau supervisor (junior).

PERBEDAAN ANTARA ORGANISASI PEMERINTAH DAN ORGANISASI SWASTA.

Organisasi milik pemerintah adalah sebuah organisasi publik yang dibentuk dengan tujuan untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat/pelayanan publik. Tujuan utama dari organisasi ini adalah untuk memberikan layanan dan bukan untuk mencari keuntungan karena organisasi ini merupakan bagian/elemen dari komitmen sebuah negara untuk memberikan layanan kepada warganya.

Organisasi milik swasta adalah sebuah organisasi milik individu/kelompok yang dibentuk dengan tujuan utama untuk mencari keuntungan/laba. Organisasi ini bergerak diberbagai bidang dan kadangkala juga bergerak dibidang yang sama dengan organisasi bentukan pemerintah/publik.

PERBEDAAN

Perbedaan antara organisasi pemerintah dan organisasi swasta adalah mengenai fokus sasaran yang hendak dicapai. Organisasi pemerintah bertujuan untuk memberikan pelayanan untuk masyarakat/publik atau ditujukan untuk semua lapisan masyarakat.sedangkan organisasi swasta bertujuan untuk memperoleh keuntungan/profit sebesar besarnya atau memberikan layanan kepada orang-orang tertentu (terbatas)

PERBEDAAN LINGKUNGAN ORGANISASI PUBLIK DAN BISNIS

Perbedaan lain yang ada dalam organisasi pemerintah dangan organisasi swasta adalah mengenai lingkungan otorisasi. Dalam proses kerjanya, organisasi publik harus terlebih dahulu mengurus dan mendapatkan izin atau legalitas. Tidak berbeda jauh, organisasi swasta juga sebenarnya mempunyai lingkungan otorisasi seperti dewan komisaris ataupun rapat umum pemegan saham, namun prosesnya tidak sekompleks organisasi pemerintah.

Perbedaan lainnya adalah bahwa seorang pengelola organisasi publik selalu berhadapan dengan tantangan tugas dan kompleksitas yang lebih rumit daripada organisasi bisnis. Namun perbedaan tingkat kesulitannya tetap bergantung pada kondisi dan situasi masing-masing organisasi itu sendiri.

Salah satu unsur paling dasar untuk membedakan antara organisasi publik dan privat adalah laba atau keuntungan. Organisasi pemerintah/publik tidak dijalankan dengan cara seperti organisasi swasta,alasannya;

• Kebijakan-kebijakan pengelola atau pemimpin organisasi publik (pemerintahan) pada dasarnya dimotivasi oleh keinginan untuk dipilih kembali pada periode berikutnya (incumbent), sementara organisasi untuk memperoleh laba dan untuk menjamin keberlangsungan organisasi itu sendiri.
• Organisasi publik bersifat demokratis dan terbuka, sehingga biasanya lebih lamban dalam pengambilan keputusan, sementara organisasi bisnis berpedoman pada hukum pasar sehingga bisa mengambil dan atau mengubah keputusan dengan cepat sesuai keinginan konsumen.
• Misi organisasi publik yang pling utama adalah melakukan kebaikan, bukan menghasilan uang, sehingga konsep untung-rugi dalam bisnis berubah menjadi pertimbangan moral pada organisasi publik.
• Organisasi publik memperoleh sebagian besar uangnya dari pembayar pajak dan dari kas negara sedangakan organisasi privat dari pelanggan yang mau menggunakan jasa dari organisasi swasta tersebut.

Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa organisasi publik pada dasarnya bertujuan menghasilkan pelayanan terhadap masyarakat, tanpa membedakan status dan kedudukannya. Namun hal yang perlu disoroti disini adalah bahwa hampir semua organisasi publik di Indonesia melupakan azas melakukan pelayanan tanpa diskriminasi. Sudah banyak kasus yang terjadi (bahkan bisa kita alami sendiri) pelayanan publik cennderung dilakukan dengan asal-asalan, membeda-bedakan pelayanan berdasarkan uang pelicin dan banyak oknum pegawai pemerintah yang secara terang-terangan meminta imbalan atas pelayanan yang mereka berikan. Sementara organisasi bisnis ditujukan untuk menyediakan barang dan jasa pada konsumen, yang membedakan adalah dari kemampuannya membayar (ability to pay) barang dan jasa tersebut sesuai dengan hukum pasar yang berlaku.

 CONTOH ORGANISASI MILIK PEMERINTAH

Dinas Perhubungan

DINAS PERHUBUNGAN SEBAGAICONTOH KANTOR PEMERINTAH

Dinas ini bertugas untuk melayani masyarakat di bidang transportasi umum. Mulai dari angkutan antar kota, antar provinsi maupun antar pulau sampai mengenai uji KIR untuk kendaraan umum. Namun dalam kenyataannya Dinas ini belum mampu memberikan pelayanan yang prima bagi masyarakat. Diberbagai daerah masih banyak petugas Dishub yang melakukan pungutan liar terhadap sopir angkutan umum, bis, maupun truk ekspedisi. Belum lagi mengenai pelayanan terhadap penumpang yang ada di terminal. Sering saya jumpai bahwa petugas yang ada dalam terminal cenderung tidak peduli dengan penumpang yang hilir mudik di terminal. Hal-hal seperti ini merupakan sebuah paradigma yang seharusnya mulai dirubah untuk kemajuan organisasi tersebut.               

Dinas Kesehatan

DINAS KESEHATAN YANG DIKEPALAI OLEH KEMENTERIAN KESEHATAN

Dinas ini bertugas untuk memeberikan pelayanan bagi pelaku kesehatan dan masyarakat yang hendak mengurus izin, pengajuan askes ataupun hal lainnya yang berkaitan dengan kesehatan. Dinas diberbagai daerah di Indonesia tidak semuanya memberikan pelayanan yang prima terhadap masyarakat. Namun di daerah tertentu juga ada dinas yang mampu memberikan pelayanan yang baik, seperti di Kebumen yang telah mendapatkan sertifikat ISO.

CONTOH ORGANISASI MILIK SWASTA

                  Bank Swasta

BEBERAPA NAMA BANK YANG MEWAKILI KANTOR SWASTA DI INDONESIA

Banyak contoh dari bank swasta, seperti bank BCA, Mandiri, CIMB Niaga dll. Bank ini memberikan pelayanan kepada masyarakat dibidang keuangan. Mulai dari peminjaman uang, tabungan, deposito KPR dan lain-lain. Pelayanan di bank swasta biasanya lebih baik dibandingkan bank milik pemerintah. Mulai dari inovasi pelayanan, promosi dan pelayanan lainnya. Namun konsekuensinya adalah biasanya bunga bank swasta lebih tinggi dari bank pemerintah. Hal ini juga berkaitan dengan hukum harga pasar yang berlaku dan tujuan dari bank itu sendiri yang ingin memperoleh keuntungan.

                 Rumah Sakit Swasta

RUMAH SAKIT SILOAM MERUPAKAN CONTOH RUMAH SAKIT SWASTA TERBESAR

Rumah sakit swasta di Indonesia berfungsi untuk memberikan layanan kesehatan bagi masyarakat. Namun d rumah sakit swasta ini biasanya mempunyai tarif yang lebih mahal karena rumah sakit swasta itu sendiri akan tetap eksis dari jumlah pasien yang ada, namun hal itu diimbangi dengan kualitas pelayanan yang prima. Bahkan banyak rumah sakit swasta di Indonesia yang sudah bertaraf internasional.