13.  Efektivitas Komunikasi Kantor

Keberhasilan komunikasi yang dilaksanakan di kantor tidak akan tercapai dengan baik jika tidak ada usaha-usaha untuk mencapai komunikasi yang efektif. Dalam usaha mencapai komunikasi yang efektif ini terdapat faktor-faktor yang dapat mempengaruhinya.Scot M. Cultip dan Allen H. Center (dalam I.G. Wursanto, 1997:68-70)[21], mengemukakan faktor-faktor yang menyebabkan komunikasi efektif. Faktor-faktor tersebut terdiri atas tujuh faktor sehingga disebut dengan the seven c’s communication, yaitu sebagai berikut: a.  Credibility (kepercayaan), b. Context (perhubungan pertalian), c.  Content (kepuasan), d.  Clarity (kejelasan), e. Capability and Consistency(kesinambungan dan konsistensi), f. Capability of Audience (kemampuan pihak penerima berita), g. Channels of distribution (saluran pengiriman berita).

Selain pendapat di atas ada beberapa hal pokok yang harus dipertimbangkan dengan cermat dalam komunikasi yaitu: (a) Kejelasan, Bahasa yang digunakan harus jelas dan ringkas, pemakaiannya harus jelas selalu mengingat sasaran komunikasi, (b) Perhatian. Harus diberikan oleh penerima komunikasi, kurangnya perhatian yang cermat adalah kelemahan yang lazim. (c)  Integrasi dan ketulusan.  Komunikasi sedapat mungkin harus dikirim sepanjang garis weweenang yang diterima, karena bila orang dilewatkan begitu saja, mereka merasa kehilangan status dan merasa direndahkan. (d) Pemilihan media.

B.    Kinerja Organisasi

Kinerja adalah hasil kerja atau unjuk kerja yang merupakan nilai dari seperangkat perilaku yang ditunjukan oleh pegawai dalam melaksanakan tugas yang menjadi tanggung jawabnya. Kinerja pegawai akan terukur dengan jelas bila didasarkan pada tolok ukur dan standar kinerja yang disepakati bersama sebelum suatu proses kerja dilaksanakan.

Konsep kinerja didefinisikan Colquitt, LePine dan Wesson sebagai “the value of the set of employee behaviors that contribute, either positively or negatively, to organizational goal accomplishment”[22] (nilai dari seperangkat perilaku karyawan yang berkontribusi, baik secara positif atau negatif terhadap pemenuhan tujuan organisasi).

Menurut Armstrong “performance is often defined simply in output terms – the achievement of quantified objectives,”[23] (kinerja didefinisikan secara sederhana dalam konteks hasil merupakan prestasi dari pengukuran sasaran hasil). Pengertian kinerja ini menghubungkan antara hasil kerja dengan perilaku. Sebagai perilaku, kinerja merupakan aktivitas manusia yang diarahkan kepada pelaksanaan tugas organisasi yang dibebankan kepadanya.

Kinerja sebagai hasil dari perilaku juga dinyatakan oleh Ivancevich, Konopaske dan Matteson, bahwa kinerja adalah “the desired results of behavior,”[24] (hasil yang diharapkan dari perilaku). Pemahaman ini sejalan dengan pendapat sebelumnya tentang kinerja sebagai hasil perilaku. Sebagai perlaku, kinerja (job performance) juga merupakan fungsi dari: (1) kapasitas untuk melakukan, yang berkaitan dengan derajat hubungan proses dalam individu yang relevan antara tugas dengan keahlian, kemampuan, pengetahuan dan pengalaman, (2) kesempatan melakukan yang berkaitan dengan ketersediaan peralatan dan teknolgi, dan (3) kerelaan untuk melakukan berhubungan dengan hasrat dan kerelaan untuk menggunakan usaha mencapai kinerja, sebagaimana yang ditunjukkan oleh Gambar  berikut:[25]

Gambar 1 Faktor-Faktor Penentu Kinerja

Menurut Nelson dan Quick, kinerja dimaksudkan sebagai “task accomplishment,”[26] (ketuntasan kerja) yang terlihat dari hasil-hasil yang ada (outcomes) dan usaha (effort) sebagai kinerja yang baik (good performance). Kerja yang tuntas mengindikasikan bahwa kinerja berkaitan dengan perilaku karyawan dalam mengemban tugas dengan tanggung jawab dan keahlian yang dimilikinya. Ketuntasan juga menggambarkan hasil yang berkualitas sebagai bagaian dari ketelitian, kecermatan dan kemampuan dalam melakukan pekerjaan, serta berhubungan erat dengan usaha-usaha dalam melaksanakan tanggung jawab tersebut dalam rangka memberikan kinerja yang baik (good performance).

Berdasarkan beberapa pengertian di atas, kinerja terkait dengan kegiatan organisasi dapat diartikan sebagai hasil kerja dari ketuntasan pelaksanaan tugas sesuai dengan rencana yang ditetapkan sebelumnya. Adapun kinerja BDK Pekanbaru dapat diartikan sebagai hasil kerja pegawai BDK Pekanbaru dalam suatu sistem (dengan komando dari pimpinan yang ada berupa Kepala balai dan kepala seksi) dalam menuntaskan pekerjaan berhubungan dengan rencana kegiatan dan anggaran yang telah ditetapkan pada tahun sebelumnya. 

C.   Peran Komunikasi Kantor dalam Menuntaskan Pekerjaan

Untuk mencapai kinerja harapan tersebut, komunikasi kantor dapat berperan penting, diantaranya pada:

1.    Proses perencanaan,

Penyusunan rencana kerja untuk tahun berikutnya bila dikomunikasikan dengan baik melalui berbagai media dan arah (vertikal, horizontal dan diagonal) serta dilakukan umpan balik untuk mengetahui tingkat pemahaman pegawai terhadap rencana kerja tersebut, maka akan diperoleh perencanaan dalam jangka panjang (5-10 tahun) sebagai upaya memberikan arah kebijakan masa depan (visi), maupun perencanaan jangka pendek (1 tahun). Untuk itu perlu disiapkan tim penyusun rencana yang terintegrasi dari berbagai unsur, bila perlu dilakukan studi pendahuluan untuk memastikan bahwa kegiatan yang direncanakan layak secara fisik dan keuangan. Aktivitas komunikasi kantor dalam menyusun perencanaan dapat berupa: rapat-rapat kecil (komisi/tim penyusun), saran dan masukan dalam bentuk kuesioner, wawancara, rapat pleno bahkan melalui penugasan/kertas kerja.

2.    Proses pemantapan kegiatan

Awal tahun anggaran, rencana kegiatan yang telah disahkan perlu sekali dikomunikasikan kepada segenap pegawai BDK Pekanbaru agar dipahami akan pekerjaan apa yang akan dituntaskan oleh organisasi dalam (task accomplishment) dalam satu tahun berjalan. Proses komunikasi dalam rangka sosialisasi/penyamaan persepsi dapat berupa pembagian beban kerja dan perjanjian kerja (job agreement) berupa rapat umum dan kontrak kerja (dilengkapi dengan beban tugas dan tata waktu penyelesaian – SOP).

3.    Proses persiapan pelaksanaan

Setiap kegiatan yang ada perlu dituangkan dalam SOP yang dipahami oleh setiap pelaksana. Melalui kejelasan struktur tugas yang disampaikan melakui komunikasi intensif dari atasan ke bawahan dan sebaliknya, setiap tugas dapat persiapkan dengan baik. Sebagai sebuah sistem, maka kelemahan salah satu unsur perlu segera diketahui dan dikembalikan fungsinya setara dengan unsur lain agar kegiatan dapat berjalan dengan baik. Setiap permasalahan yang timbul dapat dikomunikasikan dan dikoordinasikan dengan penanggung jawab setiap kegiatan. Bila unsur bermasalah tidak melakukan perbaikan sikap dan perilaku, maka diperlukan hukuman (punishment) untuk mendongkrak kinerja.

4.    Proses pelaksanaan kegiatan

Kegiatan yang telah dipersiapkan perlu komunikasi intensif pada kelompok kerja berkupa koordinasi kesemua pihak. Pemahanan terhadap SOP sangat diperlukan. Oleh sebab itu, tahap pertama dalam proses pelaksanaan adalah memastikan bahwa setiap unsur memahami dengan baik SOP tersebut. Pemikiran terhadap perencanaan kegiatan tetap dilakukan pada setiap tahap pelaksanaan. Berlaku konsep “ini dulu baru itu” dengan maksud dipikirkan dulu sebelumnya (1 – 2 hari sebelum hari H) baru dilaksanakan. Tidak dipikirkan sambil dilaksanakan kerena pasti tidak berhasil kerena pada saat pelaksanaan tidak sempat untuk berpikir/merencakanakan lagi.

5.    Proses evaluasi kegiatan

Setiap kegiatan yang telah dilaksanakan perlu dievaluasi. Untuk itu komunikasi kantor yang digunakan berupa penugasan dan diskusi umum untuk melihat perkembangan setiap kegiatan. Bentuk lain dari evaluasi adalah monitoring kegiatan dalam bentuk briefing (pengarahan singkat) sebelum kegiatan.

Untuk mencapai kinerja harapan tersebut, maka setiap pegawai berlu berlatih unsur komunikasi kantor, terutama kemampuan menyampaikan dan menerima informasi, agar tercapai kesamaan makna sesuai dengan tujuan komunikasi. Kejelasan tujuan dan kesederhanaan bahasa/simbol yang digunakan dapat mempercepat proses penyampaian informasi tersebut.